이메일을 효율적으로 관리하는 8가지 방법

이메일을 효율적으로 관리하는 8가지 방법

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과제를 하거나 업무를 하다보면 예전에 받았던 자료를 찾아야 하는 경우가 많습니다. 하지만 워낙 받은 메일이 많다보니 어떤 이메일에 자료가 들어있는지 찾기 쉽지 않죠. 느긋하게 찾아도 괜찮다고 생각하는 분도 있을 겁니다. 하지만 이메일은 보통 다른 사람들과의 커뮤니케이션을 위해 사용되기 때문에 늦어지게 되면 과제나 업무에 지장을 주게 될 수도 있고, 수많은 이메일에 쌓여 정작 봐야 할 이메일을 놓치게 될 수도 있습니다. 때문에 효율적인 이메일 관리는 꼭 필요합니다. 어떠한 이메일 관리법이 있는지 함께 알아보도록 합시다.

 

1. 용도별 이메일을 정리한다.

이메일을 받은대로 ‘받은편지함(inbox)’에 두는 분들 많으시죠? 하지만 한 곳에 많은 양의 이메일을 두면 이것이 과제용인지, 업무용인지, 친목을 위한 것인지 확인하기 힘듭니다. 이메일을 받은 후 보관해야 할 이메일은 각 용도별 폴더를 만든 뒤 넣어두는 것이 편리합니다. 그 전에 이메일의 제목 역시 단순하게 쓰지 말고 첨부파일의 내용을 작성하면 더 쉽게 이메일을 분류할 수 있겠죠?

 

2. 비상 계획을 세운다.

특히 업무적으로 이메일을 활용할 때 재빠른 소통이 이뤄져야 할 때도 있습니다. 하지만 항시 이메일을 확인할 수 없기 때문에 즉각적인 응답을 하지 못하는 경우가 생기곤 합니다. 이 때 문자나 전화 등 이메일 외의 다른 커뮤니케이션 방법을 찾아둬야 합니다. 휴가나 외출을 할 경우라면 부재중 응답기를 사용하는 것도 좋겠군요.

 

3. 구독하지 않는 뉴스레터는 해지한다.

단 일주일이라도 이메일을 사용하지 않는다면, 당신의 이메일을 가득 채우고 있는 것은 업무 관련 메일도 안부를 묻는 메일도 아닐 겁니다. 바로 각종 뉴스레터 및 광고성 이메일이 대부분이겠죠. 이메일함을 깨끗하게 정리하기 위해 실제로 보지 않는 뉴스레터나 이메일 리스트는 해지하는 것이 좋습니다. 덕분에 당신은 이메일을 정리하는 수고를 조금을 덜 수 있습니다.

 

4. 보지 않는 메일을 대량으로 삭제한다.

매번 이메일을 하나씩 정리하고 지우는 것은 효율적이지 못합니다. 컨트롤 키를 이용해 한꺼번에 메일을 지우는 것을 추천합니다. 적어도 6개월 동안 읽지 않았던 메일이라면 그 메일은 지워야 합니다. ‘나중에 언젠가 보겠지..’라는 마음에 보관해 두더라도 당신은 아마 그 메일을 읽지 않게 될 겁니다.

 

5. 스마트폰을 활용한다.

단순히 인터넷을 즐기거나 친목용으로 사용하던 스마트폰. 이제는 스마트폰을 통해 이메일을 효율적으로 관리해보세요. 즉각적으로 메일을 확인하고 응답할 수도 있는데다가 바로 정리가 가능하죠.  사이트와 연동한 이메일 관리 뿐 아니라 다양한 어플리케이션을 통해 이메일을 관리할 수 있어 더욱 효과적으로 스마트폰을 활용할 수 있습니다.

 

6. 한번에 정리한다.

이메일함에 몇 십개 이상의 메일이 왔다면 당신은 어떻게 행동할 것인가요? 아마 곧바로 이메일을 삭제하거나 혹은 그냥 방치하거나 둘 중 하나일 겁니다. 되도록이면 이메일을 확인하는대로 정리를 하는 것이 좋습니다.  그대로 방치했다가 중요한 메일을 놓치게 될 수 있기 때문에 한번에 정리를 시작하는 걸 추천합니다.

 

7. 이메일 확인 시간을 정한다.

스마트폰을 이용하면 5분 혹은 10분마다 이메일을 수시로 확인하게 됩니다. 하지만 이메일은 단지 소통의 도구이기 때문에 이메일에 의해 관리 당해서는 안됩니다. 이메일 알람을 맞추지 않는다면, 2~3시간 혹은 당신의 일정에 맞춰 이메일을 확인하는 시간을 정해두는 것이 좋습니다.

 

8. 도움을 받는다.

하루에 메일함에 메일이 꽉 찰 정도로 수십통의 메일을 받아 정리하기 힘들다면, 누군가에게 도움을 받는 것도 좋습니다. 높은 직급의 사람이라면 비서를 통해 누군가를 고용할 수 있겠죠. 메일함을 관리하고 당신을 대신해 이메일에 답할 수 있는 사람을 찾는 것도 하나의 방법이라고 할 수 있습니다.

 

<라잌스>

 

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